Dauguma šiuolaikinių įmonių bendravimui naudojasi el. Prarasti prieigą prie el. laiškų arba, dar blogiau, visos el. pašto paskyros, gali būti pražūtinga. Atsarginių „Outlook“ el. laiškų kopijų kūrimas yra vienas geriausių būdų nusiraminti žinant, kad el. laiškai saugomi keliose jūsų įrenginio vietose ir jų negalima lengvai pasimesti.
Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip keliais skirtingais būdais sukurti atsargines Outlook el.
Kaip sukurti visų „Outlook“ el. laiškų atsarginę kopiją ir eksportuoti
Vienas iš greičiausių būdų kurti atsargines visų „Outlook“ el. laiškų kopijas – naudoti integruotą .pst failo formatą. „Microsoft Outlook“ ir „Microsoft Exchange“ naudoja tik PST failus, kad saugotų el. laiškus, kontaktinę informaciją ir adresus bei kalendoriaus įvykius. Statinis PST failas gali būti naudojamas kaip atsarginė jūsų dabartinių „Outlook“ el. laiškų ir kontaktinės informacijos kopija, o „Outlook“ galės jį pasiekti net neprisijungusi.
Štai kaip sukurti atsargines el. laiškų kopijas į .pst failą:
- Atidarykite „Outlook“, tada paspauskite „Failas“.
- Meniu pasirinkite „Atidaryti ir eksportuoti“.
- Spustelėkite mygtuką „Importuoti / eksportuoti“.
- Sistema grįš į pagrindinį „Outlook“ ekraną ir iššoks importavimo / eksportavimo vedlys, kuris padės jums atlikti eksportavimo procesą.
- Vedlyje iš sąrašo pasirinkite parinktį „Eksportuoti į failą“, tada spustelėkite „Kitas“.
- Kai būsite paraginti pasirinkti failo tipą, pasirinkite „Outlook duomenų failas (.pst)“, tada spustelėkite „Kitas“.
- Tada būsite paraginti pasirinkti eksportuojamus aplankus. Galite pasirinkti savo el. pašto paskyrą, kad eksportuotumėte visus su ja susietus aplankus, įskaitant kontaktus ir kalendoriaus duomenis. Spustelėkite „Kitas“, kai būsite patenkinti savo pasirinkimu.
- Pasirinkite adreso kelią, kuriame išsaugomas atsarginės kopijos failas. Prisiminkite kelią, kad galėtumėte jį pasiekti vėliau.
- Naudinga pakeisti failo pavadinimą (paskutinę kelio dalį). Pagal numatytuosius nustatymus tai yra „backup.pst“.
- Jei atsarginės kopijos failą išsaugote numatytajame kelyje, pasirinkite, ar norite pasikartojančių elementų.
- (Pasirenkama) Galite grįžti į bet kurį iš ankstesnių dialogų, galbūt norėdami pakeisti aplanko pasirinkimą, naudodami mygtuką „Atgal“.
- Norėdami pradėti eksportavimo procesą, paspauskite „Baigti“.
- „Outlook“ paragins sukurti slaptažodį. Tai gali būti svarbu saugumo sumetimais, tačiau jums nereikia įvesti slaptažodžio.
- Ištrauktą failą galite rasti toje vietoje, kurią nurodėte failo keliui. Dabar galite perkelti arba kopijuoti failą kitur.
Kaip pasiekti eksportuotus „Outlook“ el
Kai eksportuosite failus, jums gali kilti klausimas, kaip vėliau juos pasiekti. „Outlook“ leidžia lengvai atidaryti atsargines kopijas ir atkurti el. laiškus į išsaugotą laiko tašką. Štai ką reikia padaryti:
- Raskite atsarginės kopijos failą. Atkreipkite dėmesį į jo vietą ir failo kelią.
- Atidarykite „Outlook“.
- Paspauskite „Failas“, tada spustelėkite „Atidaryti ir eksportuoti“.
- Dešinėje esančiame meniu pasirinkite „Atidaryti Outlook duomenų failą“.
- Tai atidaro failų naršyklę. Eikite į atsarginės kopijos failą. Spustelėkite jį, tada pasirinkite „Atidaryti“.
- Sistema grąžins jus į pagrindinį „Outlook“ ekraną.
- Kairėje esančiame naršymo meniu slinkite žemyn, kol pamatysite „Outlook duomenys“. Šioje kategorijoje yra elementai, gauti iš atsarginės kopijos failo.
- Kategorija išsaugo originalias formatavimo ir aplankų sistemas.
- Galite nuvilkti el. laiškus ir perkelti juos į kitus failus.
Dabar turite prieigą prie atsarginių el. laiškų.
Kaip greitai išsaugoti vieną Outlook el
Kartais nesinori išsaugoti visų el. laiškų ir atidaryti „Outlook“ iš naujo, kai jums reikia tik vieno ar kelių konkrečių el. laiškų. Laimei, yra keletas greitų sprendimų, kaip išsaugoti vieną el. laišką iš „Outlook“.
1 būdas – išsaugokite tiesiai į aplanką
- Atidarykite „Outlook“.
- Atidarykite „File Explorer“ ir eikite į vietą, kurioje norite išsaugoti el. Gali reikėti įjungti „Outlook“ ir „File Explorer“ lango režimą ir perkelti juos, kad būtų lengviau pasiekti.
- Vilkite el. laišką, kurį norite išsaugoti, iš „Outlook“ į aplanką.
- „Outlook“ automatiškai išsaugos el. laišką „Outlook elemento“ formatu.
- Dukart spustelėkite išsaugotą el. laišką, kad atidarytumėte jį „Outlook“.
2 būdas – išsaugokite kaip TXT arba HTML
- Atidarykite el. laišką, kurį norite išsaugoti „Outlook“.
- Pasirinkite „Failas“, tada pasirinkite „Išsaugoti kaip“.
- Pasirodys failų naršyklė. Pasirinkite kelią, kuriame norite saugoti el. „File Explorer“ apačioje spustelėkite rodyklę šalia „Išsaugoti kaip tipą“. Pasirinkite „Tik tekstas“, kad išsaugotumėte .txt formatu, arba „HTML“, kad išsaugotumėte el. laišką kaip .html failą.
- Išsaugojus el. laišką, jį galima pasiekti naudojant teksto rengyklę (pvz., Užrašų knygelę), jei jis yra .txt, arba naršyklėje, jei jis išsaugotas kaip .html.
Tokiu būdu išsaugant el. laišką neišsaugomi jokie priedai, todėl būtinai atsisiųskite juos, pervardykite, jei reikia, ir išsaugokite kartu su el. laišku, kad vėliau galėtumėte pasiekti.
3 būdas – naudokite ekrano užfiksavimą, kad išsaugotumėte vaizdą
Taip pat galite naudoti ekrano fiksavimo programinę įrangą, kad išsaugotumėte el. laiško turinį kaip vaizdą. Šis metodas gali būti naudingas norint nurodyti el. laiško turinį kitose komunikacijos formose, nes vaizdai lengvai prisegami prie el. laiškų ir kitų pranešimų.
Jei naudojate „Windows“, naujesnėse versijose yra iš anksto įdiegta ekrano fiksavimo programinė įranga, pavadinta „Snipping Tool“ (senesniuose įrenginiuose) ir „Snip & Sketch“. Arba galite naudoti klaviatūros mygtuką Print Screen ir įklijuoti vaizdą programoje Paint.
„Mac“ įrenginiuose procesas yra panašus. Naudokite Ctrl + Command + 4 spartųjį klavišą, kad atidarytumėte integruotą ekrano fiksavimo funkciją, tada vilkite pasirinkimo kryželį, kad uždengtumėte sritį virš el. laiško, kad jį išsaugotumėte.
Jei naudojate „Linux“, galite atsisiųsti daugybę ekrano fiksavimo programinės įrangos, kurią galima naudoti norint išsaugoti el. laišką kaip vaizdą. Arba GNOME modeliai turi integruotą ekrano kopijos įrankį meniu Programos > Priedai. Kai kurios „Linux“ OS versijos reaguos į klaviatūros mygtuką „Print Screen“, panašiai kaip „Windows“ sistemose.
Kaip eksportuoti visus el. pašto adresus programoje „Outlook“?
Jei norite eksportuoti savo kontaktų sąrašą (kuriame yra jūsų kontaktų el. pašto adresai ir kita informacija), galite atlikti veiksmus, panašius į el. laiškų eksportavimą. Tačiau kontaktinė informacija gali būti saugoma kitu failo formatu, kuris yra patogesnis vartotojui ir gali būti atidarytas programoje Excel, kad būtų galima greitai manipuliuoti ir redaguoti. Štai ką reikia padaryti:
- Atidarykite „Outlook“.
- Pasirinkite Failas > Atidaryti ir eksportuoti > Importuoti / eksportuoti.
- Importavimo / eksportavimo vedlyje pasirinkite „Išsaugoti kaip failą“.
- Kai būsite paraginti pasirinkti failo tipą, pasirinkite „Kableliais atskirtos reikšmės (.csv)“.
- Aplanko pasirinkimo meniu pasirinkite savo paskyros aplanką „Kontaktai“.
- Patvirtinkite failo kelią arba pakeiskite jį, jei reikia. Pavadinkite failą taip, kaip norite.
- Norėdami pradėti eksportavimo procesą, paspauskite „Baigti“.
- Importavimo / eksportavimo dialogas bus uždarytas, kai procesas bus baigtas.
Eksportuotą .csv failą galima atidaryti programoje Excel. Bus rodoma didelė lentelė su kontaktine informacija. Tikriausiai turėsite daug tuščių langelių, ir tai visiškai normalu. Duomenims redaguoti galite naudoti „Excel“, tačiau įdėjus papildomo turinio „Outlook“ jis gali būti neįskaitomas, jei vėliau reikės importuoti failą.
Galite naudoti šį failą kitame įrenginyje arba el. pašto paslaugoje, kad importuotumėte kontaktinę informaciją.
Kaip kompiuteryje išsaugoti kelis „Outlook“ el. laiškus?
Jei norite išsaugoti daugiau nei vieną el. laišką vienu metu, bet jums nereikia visos el. laiškų bibliotekos, yra būdas pasirinkti kelis el. laiškus, kuriuos norite išsaugoti vienu metu. Štai ką reikia padaryti:
- Atidarykite „Outlook“.
- Pasirinkite el. laiškus, kuriuos norite išsaugoti. Laikykite nuspaudę Ctrl ir spustelėkite laiškus, kad pasirinktumėte juos po vieną, arba laikykite nuspaudę Shift, kad pasirinktumėte el. laiškų paketą tarp pirmojo ir antrojo paspaudimo.
- Eikite į Failas > Įrašyti kaip.
- Dialogo lange eikite į aplanką, kuriame norite išsaugoti el. laiškus, pavadinkite failą taip, kaip norite, ir kaip formatą, kuriame norite išsaugoti, pasirinkite „Tik tekstas“.
- „Outlook“ išsaugos visus pasirinktus el. laiškus viename .txt faile. Norėdami juos pasiekti, galite naudoti teksto rengyklę.
Jei norite juos išsaugoti atskiruose .txt failuose, kiekvieną el. laišką turėsite išsaugoti atskirai. Papildomi „Outlook“ papildiniai, pasiekiami internete, gali išplėsti šią funkciją ir išsaugoti el. laiškus atskirais .txt arba alternatyviais failų formatais.
Nauja „Outlook“ išvaizda
Naudodami integruotą „Outlook“ eksportavimo funkciją, galite kurti atsargines el. laiškų kopijas ir atkurti el. laiškų, jei prarastumėte prieigą prie savo el. pašto paskyros dėl pamesto slaptažodžio ar įsilaužimo. Kadangi bendravimas internetu yra toks paplitęs, skirdami keletą minučių reguliariai atsarginių el. laiškų kopijų kūrimui, galite išvengti galvos skausmo, kai ieškote prarastų failų.
Kaip dažnai eksportuojate „Outlook“ el. laiškus? Praneškite mums toliau pateiktame komentarų skyriuje.
